Welche Dokumente werden publiziert?
Neben Ausschreibungen werden auch Vorinformationen, Ergänzungen, Berichtigungen, vergebene Aufträge und andere Dokumentenarten veröffentlicht. Das Feld TD ('type of document') wird zur Kennzeichnung der Dokumentenart genutzt.

Wer erstellt die EU-Ausschreibungen?
Produzent ist das Amt für Veröffentlichungen der EG-'EUR-OP' in Luxemburg. Die einzelnen Informationen stammen direkt von den Vergabebehörden in den einzelnen Mitgliedsstaaten. 'EUR-OP' organisiert den Input, die Klassifizierung, Übersetzung und Veröffentlichung.

Was ist der CPV-Code?
Der CPV (common procurement vocabulary) wurde von der GD XV der EU entwickelt. Er enthält mehr als 8.000 Produktcodes und wird bei Ausschreibungen zur Kennzeichnung der einzelnen Produkte genutzt.

In welchen Sprachen sind die Ausschreibungen verfügbar?
Die Ausschreibungen sind in allen 24 EU-Amtssprachen verfügbar. Der Hauptteil mit den wichtigsten Daten der Ausschreibungsdokumente ist bei uns in deutsch oder englisch verfügbar. Die Spezifikationen der Ausschreibungsdokumente werden grundsätzlich in der Sprache veröffentlicht, in der das Angebot gefordet wird.

Bin ich berechtigt, in allen Amtssprachen zu bieten?
Mit einigen wenigen Ausnahmen werden die Ausschreibungen in allen Amtssprachen veröffentlicht. Sie sollten jedoch bedenken, dass die Ausschreibungsinformationen der Vergabebehörde meistens in deren Muttersprache verfasst wurden und von Ihnen in der Regel erwartet wird, Ihr Angebot in dieser Sprache einzureichen. Genaueres finden Sie in der Ausschreibung selbst.

Wie strikt ist die Angebotsfrist?
Sehr strikt. Die Angebotsfristen sind definitiv und müssen strengstens eingehalten werden um Komplikationen zu vermeiden. Wenn also die deadline z.B. am 20.12.2015 ist, wird ein Angebot, das am 21.12.2015 eingeht nicht mehr berücksichtigt werden. Beachten Sie auch, dass mit der Angebotsfrist der Tag gemeint ist, an dem das Angebot bei der Vergabebehörde vorliegen muss, nicht das Datum des Poststempels. Kalkulieren Sie daher Zeit für Postwege ein. Da die Angebote als vertraulich angesehen werden, akzeptieren die Vergabebehörden in der Regel keine Angebote per Fax or E-Mail. Näheres in der Ausschreibung selbst.

Kann ich mit der Vergabebehörde verhandeln?
Normalerweise nicht. Das öffentliche Auftragswesen ist ein sehr formelles Geschäft, das keine Verhandlung zulässt. Die Behörde gibt an, was benötigt wird. Angebote werden unterbreitet und nach abgeschlossener Auswertung wird der Bieter, welcher den Zuschlag bekommen hat, angegeben.
Unsere Kunden haben jedoch unterschiedliche Erfahrungen mit den Anforderungen an die vorgegebenen Spezifikationen berichtet. Normalerweise kann nicht über die Spezifikationen verhandelt werden, auch dann nicht, wenn Sie z.B. eine bessere Technik vorschlagen können. Falls Sie Änderungsvorschläge haben, lesen Sie aufmerksam die Spezifikationen ob ein Änderungsvorschlag überhaupt berechtigt ist.

Ist mein Angebot rechtsverbindlich?
Ja. Generell sind Angebote, die auf öffentliche Ausschreibungen eingereicht werden, rechtlich bindend. Wenn Sie ein Angebot einreichen und dieses angenommen wird, so können Sie dieses nicht zurückziehen oder die Preise ändern. Falls dies dennoch nötig wird, fällt in der Regel eine Strafgebühr an. Oft finden Sie auch schon in den Ausschreibungsdokumenten den Hinweis: 'Bindefrist: drei Monate'. Das Bedeutet, dass Ihr Angebot vom Zeitpunkt der Einreichung drei Monate lang verbindlich ist.
Es ist daher ratsam, Ihr Angebot sehr sorgfältig auszuarbeiten. Evaluieren Sie auch genau alle eventuell anfallenden Kosten für Unterverträge. Überlegen Sie auch genau, ob Sie das benötigte rechtzeitig liefern können. Achten Sie bei Bauaufträgen und Dienstaufträgen darauf, dass Sie auch über das benötigte Personal vor Ort verfügen.

Wieviel kostet es, ein Angebot einzureichen?
Im allgemeinen ist die Unterbreitung des Angebotes kostenfrei. Die Erfahrungen der letzten Jahre haben jedoch gezeigt, dass private Unternehmen häufig die Vorbereitungskosten der Unterbreitung unterschätzen. Die Ausarbeitung eines Angebots incl. der Bereitstellung aller benötigten Dokumente führt häufig zu steigenden Personalkosten, die vor der Entscheidung mitzubieten, berücksichtigt werden sollten.

Mein Angebot wurde angenommen!  Wie sicher ist die Bezahlung?
Unternehmen, welche sich erfolgreich an Ausschreibungen beteiligt haben, bestätigen, dass sich die Zahlungsmethoden im öffentlichen Auftragswesen von denen der Privatwirtschaft unterscheiden. So treten zwar oftmals längere Verzögerungen auf als in der Privatwirtschaft. Sie sollten also nicht auf eine sofortige Bezahlung angewiesen sein. Trotzdem kann das öffentliche Auftragswesen als 'sicheres' Geschäft betrachtet werden, da durch den öffentlichen Status der Vergabebehörde die Bezahlung meistens garantiert ist.